Abrechnungslauf abschließen: freigeben, festschreiben, verbuchen

Bevor Sie abschließen, sehen Sie in Schritt 6 die gesetzliche Zugangsfrist als Stichtag mit Resttagen und je Mieter-Dokument, was belegt ist. Solange nur Entwurf und Vorschau bestehen, steht dort „Noch nicht gedruckt" — ein Druckdatum gibt es erst, wenn tatsächlich gedruckt wird. Das geht nach der Freigabe; ist der Lauf festgeschrieben, lässt sich kein Nachweis mehr nachtragen, und ohne Zugangszeitpunkt läuft auch keine Widerspruchsfrist.

Schritt 7 sagt vor dem Klick, was gerade im Weg steht. Oben warnt casa.ai namentlich vor den Mieter-Dokumenten ohne Nachweis und nennt die Folge: nach der Festschreibung ist das nicht mehr nachholbar. Der Knopf „Lauf freigeben" ist gesperrt — nicht weil eine Rolle fehlt, sondern weil das Vier-Augen-Prinzip greift: Wer den Lauf erstellt oder zuletzt bearbeitet hat, gibt ihn nicht selbst frei. Darunter steht, wen Sie holen können.

Dieselbe Maske, angemeldet als die zweite Person: der Knopf ist frei, und der Hinweis sagt es ausdrücklich. Die Warnung zu den Mieter-Dokumenten ohne Nachweis bleibt stehen — gedruckt ist ja noch nichts; sie erledigt sich im nächsten Schritt nach der Freigabe. Die Freigabe bindet den Lauf an ein unveränderliches Siegel über Eingaben, Zeitscheiben, Engine-Version, Rundungsregel und die Identität jedes Mieter-Dokuments — ändert sich danach etwas an der Grundlage, verfällt die Freigabe und der Lauf muss neu geprüft werden.

Der Lauf steht jetzt auf „freigegeben". Eine zweite Freigabe gibt es nicht — der Knopf ist verbraucht. Bedienbar ist ab hier „Abrechnung finalisieren", und zwar wieder nicht für jeden: wer freigegeben hat, schreibt nicht selbst fest. Erst ab diesem Zustand lässt sich ein Druckdatum dokumentieren — das tun Sie im Druck- und Versandschritt, bevor Sie festschreiben. Danach lässt sich nichts mehr nachtragen.

„Druck heute dokumentieren" hält fest, dass das Dokument in den Druck gegangen ist — und steht erst nach der Freigabe zur Verfügung. Das ist bewusst nur ein halber Beleg: er trägt einen Zeitpunkt, bestätigt aber weder Versand noch tatsächlichen Zugang — genau so steht es auch unter der Liste. Die übrigen Mieter-Dokumente bleiben sichtbar offen.

Holen Sie die offenen Nachweise nach, bevor Sie festschreiben — jetzt trägt jedes Mieter-Dokument einen Zeitpunkt, und der Knopf verschwindet je Zeile. Erfassen lässt sich ein Druckdatum nur nach der Freigabe und vor der Festschreibung; ist der Lauf einmal festgeschrieben, nimmt casa.ai keins mehr an. Dies ist also der letzte Moment dafür.

Fertig festgeschrieben: ab hier ist nichts mehr änderbar — eine spätere Stammdatenänderung ändert sein Ergebnis nicht mehr, und einzelne Werte lassen sich nicht nachträglich korrigieren. Was nicht mehr geht: Zustellnachweise erfassen, neu berechnen, erneut freigeben. Eine Korrektur ist ab jetzt ein Storno und ein NEUER Lauf. Der Vorgang selbst ist damit aber noch nicht zu Ende: das Ergebnis ist bisher nur eine Zahl auf dem Schreiben — Schritt 8 macht daraus Geld.

Schritt 8 zeigt zuerst, was passieren WIRD: je Mieter mit einem Saldo ungleich null eine Zeile mit Richtung und Betrag. Verbucht wird ausschließlich aus dem festgeschriebenen Lauf — eine Freigabe erlaubt den Versand, nicht das Stellen einer Forderung. Der Schritt läuft genau einmal je Lauf und verlangt, wie die Freigabe, eine frische Anmeldung; wer den Lauf freigegeben hat, darf ihn nicht selbst verbuchen.

Verbucht: aus jeder Nachzahlung ist eine offene Post geworden, aus jedem Guthaben eine Erstattung — als belegfreie Buchungsvorschläge im gewohnten Kreislauf, die Sie wie jede andere Buchung in den Aufgaben prüfen. Der Knopf ist danach verbraucht: die Verbuchung gibt es genau einmal je Lauf, dafür sorgt die Datenbank selbst. Der festgeschriebene Lauf bleibt dabei unangetastet — hier entsteht Geld, es wird nichts umgerechnet.

Die zweite Hälfte des Schritts betrifft die Zukunft: casa.ai schlägt je Mieter und Vorauszahlungsart den Betrag vor, der sich aus den abgerechneten Kosten ergibt, und zeigt „von X auf Y" samt Richtung. Nachträgliche Lieferanten-Gutschriften bleiben aus dieser Grundlage ausgeklammert — sie wiederholen sich nicht, und eine Senkung wegen eines Einmaleffekts erzeugte im Folgejahr planmäßig eine Nachzahlung. Genau deshalb ist der Knopf bei einer SENKUNG zunächst gesperrt: erst Ihr ausdrückliches Häkchen gibt ihn frei. Übernommen wird immer der vorgeschlagene Betrag — ein eigener Wert ist hier nicht vorgesehen, sonst wäre die ganze Vorschlags-Rechnung Dekoration.

Angenommen: die neue Vorauszahlung steht als NEUE Vertrags-Zeitscheibe ab dem gewählten Termin. Die alte Kondition bleibt erhalten — sonst verschöbe sich rückwirkend die Grundlage jedes bereits abgerechneten Zeitraums. Der Vorschlag ist danach erledigt und sagt das auch: die vereinbarte Vorauszahlung entspricht jetzt dem Vorschlag, es gibt nichts mehr anzupassen. Damit ist der Vorgang wirklich zu Ende — Abrechnung geschrieben, Ergebnis verbucht, Vorauszahlung nachgezogen.