Hilfe
Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die tägliche Arbeit mit casa.ai.
API- und CLI-Referenz
Die vollständige, aus dem Code erzeugte Referenz der HTTP-API und der casa-CLI — für Entwickler und Automatisierung.
Erste Schritte
Der kürzeste Weg von der Registrierung bis zur ersten Freigabe — Schritt für Schritt.
- 1Hausverwaltung registrierenSo legen Sie ein neues casa.ai-Konto für Ihre Hausverwaltung an und lassen sich den Bestätigungscode zusenden.
2 Schritte
- 2AnmeldenSo melden Sie sich mit E-Mail und Passwort bei casa.ai an — optional bleiben Sie über „Angemeldet bleiben" länger eingeloggt.
2 Schritte
- 3Ihr Konto startet mit BeispieldatenIhr Konto ist zum Ausprobieren bereits mit Beispieldaten gefüllt. So finden Sie die Musterobjekte 997, 998 und 999, klicken sich gefahrlos durch — und legen daneben jederzeit Ihre eigenen, echten Objekte an.
3 Schritte
- 4Objekt anlegenSo legen Sie ein neues Objekt in Ihrem Portfolio an: von der Verwaltungsart bis zur fertigen Anlage.
4 Schritte
- 5Einheit anlegenSo legen Sie eine Einheit unter einem Gebäude an: von der Art der Einheit bis zur fertigen Anlage.
4 Schritte
- 6Person anlegenSo legen Sie eine neue Person im Adressbuch an, etwa einen Mieter oder Eigentümer.
3 Schritte
- 7Rolle vergebenSo ordnen Sie einer Person eine Rolle an einem Objekt oder einer Einheit zu, mit Beginn der Gültigkeit.
3 Schritte
- 8Vertrag anlegenSo legen Sie einen neuen Mietvertrag an: Der Assistent führt durch Mietpartei, Vertragsbeginn und Kaution, Kaltmiete und Vorauszahlungen sowie die Personenzahl und legt den Vertrag mit seiner ersten Zeitscheibe an.
6 Schritte
- 9Beleg hochladenSo laden Sie eine Rechnung als PDF in den Posteingang hoch. casa.ai bestätigt den Eingang, und der Beleg erscheint sofort in der Liste.
2 Schritte
- 10Buchungsvorschlag freigebenSo geben Sie einen gelben Buchungsvorschlag frei: Sie prüfen die Details mit der Herkunft je Feld, bestätigen die geprüften KI-Felder als gesichtet und geben dann frei. Erst die Freigabe bucht.
3 Schritte
Zugang & Konto
- Hausverwaltung registrierenSo legen Sie ein neues casa.ai-Konto für Ihre Hausverwaltung an und lassen sich den Bestätigungscode zusenden.
2 Schritte
- E-Mail-Code bestätigenSo schließen Sie die Registrierung ab: Sie geben den 6-stelligen Code aus Ihrer E-Mail ein und sind sofort angemeldet.
2 Schritte
- Bestätigungscode erneut sendenDie Bestätigungsmail kam nicht an? So fordern Sie einen neuen Code an, ohne das Registrierungsformular erneut auszufüllen — Ihre Angaben bleiben erhalten.
3 Schritte
- AnmeldenSo melden Sie sich mit E-Mail und Passwort bei casa.ai an — optional bleiben Sie über „Angemeldet bleiben" länger eingeloggt.
2 Schritte
- Startseite für VerwalterSo bündelt die Übersicht für Verwalter die Kennzahlen des Portfolios und führt von jeder Karte in den zuständigen Arbeitsbereich.
1 Schritt
- Startseite für die BuchhaltungSo zeigt die Übersicht der Buchhaltung die kanonischen Finanzkennzahlen — ohne fachfremde Flächen.
1 Schritt
- Startseite mit lesendem ZugriffSo zeigt die Übersicht bei lesendem Zugriff nur den Zulauf mit Zählern, keine Karten mit Beträgen – und überträgt keinen einzigen Finanzwert.
1 Schritt
- Weitere Nutzer einladenSo holen Sie Kolleginnen und Kollegen in Ihre Verwaltung: Sie laden per E-Mail ein, nehmen eine falsch adressierte Einladung nötigenfalls wieder zurück, und die eingeladene Person richtet ihren Zugang selbst ein.
5 Schritte
- Rechte vergebenSo legen Sie fest, wer in Ihrer Verwaltung an welchen Objekten arbeiten darf: Sie sehen alle Mitglieder, geben ihnen eine Rolle und machen sie für einzelne Objekte zuständig — oder nehmen die Zuständigkeit wieder zurück.
4 Schritte
- Ihr Konto startet mit BeispieldatenIhr Konto ist zum Ausprobieren bereits mit Beispieldaten gefüllt. So finden Sie die Musterobjekte 997, 998 und 999, klicken sich gefahrlos durch — und legen daneben jederzeit Ihre eigenen, echten Objekte an.
3 Schritte
- Einführungen ein- und ausblendenBeim ersten Besuch einer Fläche erklärt casa.ai in einem kurzen Kasten, wofür sie da ist. So bestätigen Sie ihn — und so schalten Sie alle Einführungen ab.
4 Schritte
- Profilbild, Name und Passwort ändernSo setzen Sie Ihr Profilbild und ändern Anzeigenamen und Passwort, ohne sich abzumelden – zum Passwortwechsel brauchen wir Ihr aktuelles Passwort, und andere Sitzungen werden dabei beendet.
8 Schritte
- Hinweise zum Einstieg abbestellenSo stellen Sie die begleitenden E-Mails zum Einstieg ab – mit einem Klick aus der Mail heraus oder dauerhaft in Ihren persönlichen Einstellungen. Und so schalten Sie sie wieder ein.
4 Schritte
- Passwort zurücksetzen anfordernSo fordern Sie einen Link zum Zurücksetzen Ihres Passworts an, wenn Sie sich nicht mehr anmelden können.
2 Schritte
- Neues Passwort festlegenSo vergeben Sie über den Link aus der Reset-E-Mail ein neues Passwort und melden sich anschließend wieder an.
2 Schritte
- AbmeldenSo melden Sie sich sicher aus casa.ai ab: über das Benutzer-Menü unten in der Seitenleiste.
2 Schritte
Objekte, Gebäude, Einheiten
- Objekt anlegenSo legen Sie ein neues Objekt in Ihrem Portfolio an: von der Verwaltungsart bis zur fertigen Anlage.
4 Schritte
- Objekt bearbeitenSo ändern Sie die Stammdaten eines Objekts: über den Bearbeiten-Modus im Detailbereich.
3 Schritte
- Verwaltungszeitraum setzenSo erfassen Sie am Objekt, ab wann und bis wann Sie es betreuen – das Datum, das darüber entscheidet, für welche Zeiträume casa.ai Mietforderungen und Dauerzahlungen überhaupt erzeugt.
3 Schritte
- Objekt archivierenSo archivieren Sie ein Objekt: über das Menü „Weitere Aktionen". Ein archiviertes Objekt bleibt sichtbar, ist aber schreibgeschützt.
3 Schritte
- Archiviertes Objekt zurückholenSo holen Sie ein versehentlich archiviertes Objekt zurück: über das Menü „Weitere Aktionen ▸ Reaktivieren". Mit zurück kommt genau das, was dieselbe Archivierung mitgenommen hat.
3 Schritte
- Einheit anlegenSo legen Sie eine Einheit unter einem Gebäude an: von der Art der Einheit bis zur fertigen Anlage.
4 Schritte
- Einheit bearbeitenSo ändern Sie die Angaben einer Einheit: über den Bearbeiten-Modus im Detailbereich.
3 Schritte
- Einheit archivierenSo archivieren Sie eine Einheit: über das Menü „Weitere Aktionen". Eine archivierte Einheit bleibt sichtbar, ist aber schreibgeschützt.
3 Schritte
- Archivierte Einheit zurückholenSo holen Sie eine versehentlich archivierte Einheit zurück: über das Menü „Weitere Aktionen ▸ Reaktivieren". Gelöscht wird beim Archivieren nichts – der Weg zurück steht an derselben Stelle.
3 Schritte
- Den Einstieg wählenNach der Registrierung stehen drei Wege zu Ihrem ersten Objekt offen: Win-CASA-Datensicherung, Abrechnungs-PDF oder der Assistent. So wählen Sie den passenden.
3 Schritte
- Objekt einrichten (Assistent)So richten Sie ein Objekt vollständig ein: Objektdaten, Bankanbindung, Gebäude mit Einheiten und Kontenrahmen — in einem geführten Ablauf. Am Ende geht das Objekt in einem Schritt in Betrieb.
7 Schritte
- Daten aus Win-CASA übernehmenSo übernehmen Sie Ihre Objekte aus einer Win-CASA-Datensicherung. Sie wählen selbst, welche Objekte mitkommen — alles andere bleibt außen vor.
4 Schritte
- Übernommenen Bestand prüfenSo sehen Sie den aus Win-CASA gelesenen Bestand als Vorschlag, tragen Ihre letzte Betriebskostenabrechnung für die Nachrechnung ein, bestätigen die Stichprobe — und übernehmen den Bestand oder lehnen ihn mit Grund ab.
5 Schritte
- Objektkontext wechselnSo schränken Sie die ganze Anwendung auf ein einzelnes Objekt ein: über den Objektkontext-Umschalter oben.
3 Schritte
Adressbuch & Rollen
- Person anlegenSo legen Sie eine neue Person im Adressbuch an, etwa einen Mieter oder Eigentümer.
3 Schritte
- Person bearbeitenSo ändern Sie die Stammdaten einer Person: über den Bearbeiten-Modus im Detailbereich.
3 Schritte
- Person archivierenSo archivieren Sie eine Person. Eine archivierte Person bleibt im Filter „Archiviert" auffindbar und ist schreibgeschützt.
3 Schritte
- Personendaten anonymisierenSo erfüllen Sie ein Löschbegehren nach der DSGVO: Name und Kontaktdaten einer Person werden unwiderruflich entfernt. Besteht eine Aufbewahrungspflicht, sperrt casa.ai die Löschung und nennt den Grund.
4 Schritte
- Rolle vergebenSo ordnen Sie einer Person eine Rolle an einem Objekt oder einer Einheit zu, mit Beginn der Gültigkeit.
3 Schritte
- Rolle beendenSo beenden Sie eine laufende Rolle zu einem Stichtag. Das Ende ist exklusiv: der Stichtag ist der erste Tag ohne die Rolle.
3 Schritte
- Kreditor-Bankverbindung pflegenSo hinterlegen Sie die Bankverbindung eines Kreditors, warum sie erst nach einer Bestätigung durch ein zweites Augenpaar zahlwirksam wird, und wie Sie den Kreditor mit einer Firma verknüpfen – bzw. die Verknüpfung wieder lösen, ohne Historie zu verlieren.
6 Schritte
- Bankverbindung eines Kreditors beendenWenn ein Lieferant ein Konto aufgibt, beenden Sie seine Bankverbindung zu einem Stichtag, statt sie zu löschen. Die Zeile bleibt vollständig lesbar — nur ihre Gültigkeit endet. Damit bleibt nachvollziehbar, auf welches Konto Sie früher gezahlt haben, und eine spätere Rechnung auf diese IBAN fällt auf.
3 Schritte
Verträge & Mandate
- Vertrag anlegenSo legen Sie einen neuen Mietvertrag an: Der Assistent führt durch Mietpartei, Vertragsbeginn und Kaution, Kaltmiete und Vorauszahlungen sowie die Personenzahl und legt den Vertrag mit seiner ersten Zeitscheibe an.
6 Schritte
- Konditionen ändernSo passen Sie die Konditionen eines laufenden Vertrags an: Ab einem Wirksamkeitstag entsteht eine neue Zeitscheibe mit neuer Kaltmiete, die bisherige bleibt lückenlos erhalten. Die vereinbarten Zahlungen werden aus der offenen Zeitscheibe übernommen.
3 Schritte
- Vorauszahlung anlegen und vereinbarenBetriebs- und Heizkosten zahlt die Mietpartei monatlich im Voraus. Damit casa.ai den Betrag stellt und am Jahresende verrechnet, braucht es zweierlei: die Komponente im Katalog des Objekts und ihren Betrag am Vertrag.
5 Schritte
- Mieterhöhung freigebenSo entscheiden Sie über ein erzeugtes Mieterhöhungsschreiben: Sie öffnen den Link zur Fassung, sehen die Pflichtangaben des § 558a BGB auf einen Blick und geben sie frei oder lehnen sie mit Grund ab. Erst diese Entscheidung macht den Weg zur neuen Miete frei — ohne sie bleibt das Schreiben ein Entwurf.
2 Schritte
- Einheit einem Vertrag zuordnenSo erfassen Sie eine Erstvermietung: Sie ordnen eine freie Einheit einem bestehenden Vertrag zu. Ohne diese Zuordnung rechnet der Abrechnungslauf die Einheit als Leerstand.
3 Schritte
- Mieterwechsel vorbereitenSo bereiten Sie einen Mieterwechsel vor: Einheit und laufenden Vertrag wählen, das Ende und die Naht zum Neuvertrag festlegen, die Konditionen erfassen und alles prüfen — gespeichert wird erst zum Schluss.
5 Schritte
- Verträge und Bewohner einer Einheit nachvollziehenSo sehen Sie, wer wann in einer Einheit gewohnt hat: aktuelle und frühere Verträge samt Mietparteien und Zeiträumen. Von dort springen Sie ohne erneute Suche zur Person, zum Vertrag und zum Objekt — und wieder zurück.
7 Schritte
- Verbraucher-Merkmal pflegen (§ 288)So erfassen Sie am Vertrag, ob an ihm ein Verbraucher beteiligt ist. Die Angabe entscheidet über den Verzugszinssatz — solange sie fehlt, bricht ein Mahnlauf mit Verzugszinsen ab, statt einen Satz zu raten.
3 Schritte
- Personenzahl pflegenSo hinterlegen Sie, wie viele Personen in einer Wohnung leben: Die Kopfzahl gilt ab einem Stichtag und ist die Grundlage für Umlageschlüssel nach „Personen × Zeit". Ohne sie lässt sich eine Abrechnung mit einem solchen Schlüssel nicht erstellen.
3 Schritte
- Vertrag beendenSo beenden Sie einen laufenden Vertrag zu einem Stichtag. Der Vertrag bleibt danach vollständig lesbar — beenden bedeutet nicht löschen.
3 Schritte
- Rückgabe erfassen und Ansprüche entscheiden (§ 548)So halten Sie am beendeten Vertrag fest, wann die Wohnung zurückgegeben wurde — und entscheiden über Ersatzansprüche, bevor sie verjähren. Erst die erfasste Rückgabe setzt die Sechs-Monats-Frist des § 548 BGB in Gang.
5 Schritte
- Kautionsliste ansehenSo sehen Sie auf einen Blick, wie es um die Mietkautionen steht: je Vertrag die vereinbarte, die erhaltene und die offene Kaution, den Status, die Anlageform und den Tag der Abrechnung — filterbar nach Abrechnungsstand. Die Summen stehen unter der Liste, Beträge in Fremdwährung getrennt je Währung. Die Fläche liest nur — sie verbucht und mahnt nichts.
1 Schritt
- Kaution eines Vertrags pflegen und buchenSo pflegen Sie die Mietkaution eines Vertrags: Stand der Kaution, Ratenplan mit Fälligkeiten, die Abrede (Betrag, Anlageform, Raten, getrenntes Anlagekonto) und die beiden Buchungswege Sollstellung und Eingang — jeweils erst Vorschlag ansehen, dann freigeben, dann buchen.
2 Schritte
- Kautionszinsen je Jahr freigeben und buchenSo buchen Sie die Zinsen der Mietkaution: Der Zinsstand zeigt je Kautionskonto, bis wann verzinst ist und welcher Satz gilt. Für das nächste offene Jahr sehen Sie den Vorschlag je Kaution, geben ihn frei und buchen ihn zum 31.12.
1 Schritt
- Kaution bei Auszug abrechnenSo rechnen Sie die Mietkaution eines beendeten Vertrags ab: Die Liste zeigt abrechnungsreife und gehaltene Kautionen. Für einen Vertrag wählen Sie Abrechnungstag und Empfänger, verrechnen offene Forderungen, halten bei Bedarf einen Rückbehalt ein, sehen den Vorschlag, geben ihn frei und buchen ihn.
1 Schritt
- SEPA-Mandat anlegenSo hinterlegen Sie ein SEPA-Lastschriftmandat zu einem Vertrag: mit Mandatsreferenz, Mandatstyp und optionalen Angaben. Das neue Mandat startet im Status „Offen".
3 Schritte
- Mandatsstatus setzenSo führen Sie ein SEPA-Mandat durch seinen Lebenszyklus: ein offenes Mandat aktivieren, ein aktives widerrufen oder ablaufen lassen. Nur erlaubte Übergänge stehen zur Wahl.
2 Schritte
- SEPA-Mandat nachreichenSo schließen Sie einen Lastschriftvertrag ohne Mandat ab und reichen das SEPA-Mandat direkt danach nach: casa.ai zeigt eine blockierende Aufgabe mit Deep-Link, die erst verschwindet, sobald das Mandat aktiv ist.
4 Schritte
- SEPA-Mandat-Aufgabe bleibt eindeutigMehrfaches Neuladen einer Lastschrift-Vertragsseite ohne Mandat erzeugt weder ein zweites Mandat noch eine zweite Aufgabe — die Aufgabe ist abgeleitet, nicht gespeichert, und wird bei jedem Aufruf neu ermittelt.
2 Schritte
Belege, Posteingang & Freigaben
- Beleg hochladenSo laden Sie eine Rechnung als PDF in den Posteingang hoch. casa.ai bestätigt den Eingang, und der Beleg erscheint sofort in der Liste.
2 Schritte
- Posteingang nach Status filternSo behalten Sie im Posteingang den Überblick: Die Liste zeigt zu jedem Beleg seinen Status, und die Auswahl „Status“ in der Werkzeugleiste zeigt nur die Belege mit dem gewählten Status.
2 Schritte
- Objekt wählen für einen Beleg ohne ZuordnungSo beheben Sie einen Vorgang, der noch keinem Objekt zugeordnet ist: Sie wählen das Objekt (und bei Bedarf die Einheit) direkt an der Blockerfläche der Freigabe – ohne die Freigabe zu verlassen. Der Vorschlag wird danach neu berechnet.
3 Schritte
- Kontierung erfassen (Splitbuchung)So machen Sie einen Vorschlag ohne Kontierung buchbar: Sie verteilen den Belegbetrag auf ein Kostenkonto oder auf mehrere, geben Gegenkonto, Abgrenzungsdatum und eine Begründung an – und hinterlegen die Kontierung. Erst danach erzeugt eine Freigabe wirklich eine Buchung.
3 Schritte
- Buchungsvorschlag freigebenSo geben Sie einen gelben Buchungsvorschlag frei: Sie prüfen die Details mit der Herkunft je Feld, bestätigen die geprüften KI-Felder als gesichtet und geben dann frei. Erst die Freigabe bucht.
3 Schritte
- Feld eines Vorschlags korrigierenSo korrigieren Sie ein Zuordnungsfeld eines Vorschlags. casa.ai legt eine neue Version mit Ihrer Eingabe an – nichts wird überschrieben, die Herkunft wird „Mensch".
3 Schritte
- Vorschlag ablehnenSo lehnen Sie eine Buchung ohne Beleg mit Begründung ab. Der gewählte Grund wird als Feedback erfasst, und der Vorschlag verlässt die offene Liste. Rechnungen mit Beleg werden nicht abgelehnt, sondern korrigiert oder offen gelassen — Sie blättern über die Pfeile oben einfach weiter.
3 Schritte
- Vorschläge im Stapel freigebenSo geben Sie alle grünen, buchbaren Vorschläge auf einmal frei — mit einer Bestätigung, die Anzahl und Summe nennt, bevor etwas passiert. Grün heißt: deterministisch erklärt und ohne KI-bestimmte Entscheidungsfelder.
4 Schritte
- Kontoumsatz einem offenen Posten zuordnenEin Zahlungseingang, der sich nicht von selbst erklärt, wird in den Aufgaben entschieden: Sie sehen den vollständigen Verwendungszweck, warum casa.ai die Zuordnung nicht allein trifft, und wählen den offenen Posten, der getilgt werden soll. Vor der Buchung steht die Wirkung da — zugeordneter Betrag, verbleibende Restforderung und die Folge für den Kontoauszug. Es gibt bewusst kein „Zurückweisen": das Geld liegt bereits auf dem Konto.
3 Schritte
- Roten Kontoumsatz klärenManche Zahlungseingänge erklären sich nicht von selbst: die Absender-IBAN ist unbekannt, der Betrag passt zu keiner offenen Forderung. casa.ai rät dann nicht, sondern legt den Fall rot vor — und sagt konkret, woran die automatische Zuordnung gescheitert ist. Auf der Arbeitsfläche daneben suchen Sie den offenen Posten selbst (nach Name, Vertrag, Objekt oder Belegnummer; ältere Posten sind dabei) oder buchen den Umsatz auf ein Sachkonto. Vor der Buchung steht die Wirkung da. Ein „Zurückweisen" gibt es nicht: das Geld liegt bereits auf dem Konto.
3 Schritte
- Buchungen und Kontosalden ansehenSo finden Sie Buchungen: Sie starten bei den Kontosalden, springen per Klick auf die Buchungen eines Kontos und grenzen mit Zeitraum, Person, Betrag und Belegzustand weiter ein — eine reine Übersicht, gebucht wird an anderer Stelle.
3 Schritte
- Sollstellungslauf freigebenSo legen Sie die Mietforderungen eines Stichtags an, prüfen sie in der Vorschau und entscheiden Zeile für Zeile, was in den Stapel geht. casa.ai zeigt vorher, was sich gegenüber dem letzten Lauf geändert hat und welche Verträge nicht gestellt werden konnten. Mit der Freigabe entsteht der Buchungssatz im Journal — die Freigabe wird festgehalten und in derselben Transaktion verbucht.
6 Schritte
- Vorabankündigung erzeugen und Versand erfassenVor jedem SEPA-Einzug muss der Zahlungspflichtige wissen, wieviel wann von seinem Konto abgeht — in der Regel 14 Kalendertage vorher. So sehen Sie, für welche Einzüge ein Ankündigungs-Schreiben fehlt, geben den ganzen Stapel in einem Zug frei, laden die Schreiben herunter und tragen anschließend ein, wann sie raus waren. casa.ai versendet die Schreiben nicht; das Versanddatum ist Ihre auditierte Angabe und der Nachweis, ab dem die Frist läuft.
3 Schritte
- Buchung stornierenSo stornieren Sie eine Buchung und so wirkt der Storno: Eine gebuchte Bewegung wird nie gelöscht, sondern per Gegenbuchung neutralisiert und bleibt vollständig im Verlauf (GoBD). In der Timeline sehen Sie Storno und Original als Paar – und stornieren dort selbst, mit Pflicht-Begründung.
6 Schritte
- Anliegen verfolgenSo behalten Sie die Sachen Ihrer Mieter im Blick: die Arbeitsliste mit Art, Bezug, Alter und Reaktionsfrist, die Sicht auf die überfälligen Fälle und der Blick in einen einzelnen Vorgang samt seiner Nachrichtenkette. Bei Fristablauf passiert nichts von selbst — es wird nichts weitergegeben und nichts verschickt.
3 Schritte
- Antwort an die Mietpartei vorbereitencasa.ai bereitet Ihnen zu einem Mieter-Anliegen einen Antwortentwurf mit Belegstellen aus Ihrem Bestand vor. Sie lesen ihn, ändern ihn, wenn nötig, und geben ihn frei — die Verantwortung für den Wortlaut bleibt bei Ihnen. Solange in den Einstellungen kein Versandweg eingerichtet ist, verlässt keine Antwort das Haus: eine Versand-Auslösung wird nachvollziehbar abgelehnt, und Sie versenden die Antwort selbst. Ist ein Versandweg eingerichtet, verschickt casa.nova die freigegebene Antwort.
2 Schritte
Betriebskosten & Zähler
- Abrechnungsschreiben importierenSo bringen Sie den Altbestand aus Ihrem bisherigen System nach casa.ai: Sie laden die Abrechnungsschreiben als PDF hoch – einzeln oder als Sammeldatei, nacheinander – und sehen nach jeder Datei, welche Einheiten beisammen sind und wie viel Verteilmaßstab noch fehlt.
4 Schritte
- Umlage-Wert pflegenSo pflegen Sie die Umlage-Eigenschaften einer Einheit – Fläche, Personenzahl, Miteigentumsanteil – als Wert „ab Datum", und so lesen Sie dabei die Gesundheit des Objekts.
4 Schritte
- Abrechnungskreis pflegenSo legen Sie einen Abrechnungskreis an, ordnen ihm Einheiten zeitlich zu, beenden eine Zuordnung und archivieren den Kreis – die Rückfrage benennt dabei, welche Umlageschlüssel mitgehen.
6 Schritte
- Archivierten Abrechnungskreis zurückholenSo holen Sie einen archivierten Abrechnungskreis zurück: über den Bereich „Archiviert" unter „Kreise & Schlüssel". Mit zurück kommen genau die Umlageschlüssel, die dieselbe Archivierung mitgenommen hat.
3 Schritte
- Umlageschlüssel pflegenSo legen Sie einen Umlageschlüssel an (Grundtyp und Konfiguration), benennen ihn um und archivieren ihn – die Rückfrage benennt dabei die Folge für laufende Abrechnungen.
4 Schritte
- Umlageschlüssel auf einen Abrechnungskreis einschränkenSo schränken Sie einen Umlageschlüssel auf einen Abrechnungskreis ein, statt ihn objektweit gelten zu lassen – und was das heute bewirkt.
3 Schritte
- Messdienst-/Heizkosten-Ergebnisse einlesenSo übernehmen Sie die Heizkosten-Ergebnisse Ihres Messdienstleisters: als CSV oder ARGE-/CAEXIM-Datei, an einem Umlageschlüssel vom Typ „Extern". casa.ai rechnet die Heizkosten nicht selbst – es übernimmt die Festbeträge je Nutzer unverändert.
4 Schritte
- Nutzerdaten an den Messdienstleister meldenSo melden Sie dem Messdienstleister, wer wann wo gewohnt hat. casa.ai erzeugt daraus eine ARGE-Satzdatei zum Herunterladen und hält fest, was bereits gemeldet wurde.
4 Schritte
- Ablesung erfassenSo pflegen Sie den Zählerstamm einer Einheit und erfassen eine Ablesung – mit Plausibilitätsprüfung: negativer Verbrauch blockt, Warnungen und Hinweise bleiben sichtbar.
4 Schritte
- Objektweite AbleselisteSo erfassen Sie beim Jahresablesetermin die Stände aller Zähler eines Objekts in einer Ansicht – mit Tastaturführung von Feld zu Feld, Plausibilitätsprüfung je Zeile und der Möglichkeit, die Liste teilweise ausgefüllt zu speichern.
4 Schritte
- Ablesung als AufgabeSo legen Sie denselben Zählertyp für mehrere Einheiten auf einmal an, öffnen die fällige Ablesung als Aufgabe, erfassen die Stände in der Ableseliste mit sichtbarem Teilfortschritt und stellen die Aufgabe bei Bedarf auf ein Datum zurück.
7 Schritte
- Zähler tauschenSo erfassen Sie einen Zählerwechsel mitten in der Abrechnungsperiode: Endstand des alten Geräts, Anfangsstand des neuen, Tauschdatum – in einem Vorgang. Der Altzähler wird archiviert, seine Ablesungen bleiben für die Abrechnung erhalten.
3 Schritte
- Zählerdaten korrigierenSo ändern Sie Zählernummer, Art oder Maßeinheit eines bereits angelegten Zählers. Die erfassten Ablesungen bleiben dabei unverändert – für einen echten Gerätewechsel nehmen Sie stattdessen „Zähler tauschen".
3 Schritte
- Zähler archivierenSo legen Sie einen Zähler still, der ersatzlos wegfällt oder versehentlich angelegt wurde: Er verschwindet aus der Ableseliste, seine erfassten Stände bleiben für die Abrechnung erhalten.
3 Schritte
- Jährliche Betriebskostenabrechnung als AufgabeSo legen Sie fest, wann die Betriebskostenabrechnung eines Objekts jedes Jahr fällig wird, öffnen die fällige Abrechnung aus „Aufgaben" direkt mit Objekt und Zeitraum und stellen sie bei Bedarf auf ein Datum zurück.
7 Schritte
- Betriebskostenabrechnung erstellenSo erstellen Sie die Betriebskostenabrechnung eines Objekts im geführten Ablauf: Zeitraum wählen, Kosten je Umlageart prüfen, Prüfbericht kontrollieren, je Mieter ein prüffähiges PDF erzeugen und Zustellnachweise dokumentieren.
6 Schritte
- Auswertungslisten zur Abrechnung ansehenSo legen Sie die Nachweise zur Betriebskostenabrechnung vor: Saldenliste, Guthaben und Nachzahlungen, Anteile und Festbeträge je Umlageschlüssel, Personen × Tage und die Zählerstände — je Liste am Bildschirm und als PDF oder CSV zum Ausdrucken.
6 Schritte
- Abrechnungslauf abschließen: freigeben, festschreiben, verbuchenSo bringen Sie eine gerechnete Betriebskostenabrechnung zum Abschluss: Zustellnachweise dokumentieren, den Lauf von einer zweiten Person freigeben lassen, ihn endgültig festschreiben — und aus dem Ergebnis Geld machen: Nachforderung bzw. Guthaben je Mieter verbuchen und die Vorauszahlung anpassen. Ab der Festschreibung ist keine Änderung mehr möglich; eine Korrektur ist dann nur noch ein neuer Lauf.
11 Schritte
- Abrechnung festschreiben, verbuchen, stornieren und neu berechnenSo schließen Sie eine berechnete Betriebskostenabrechnung ab: festschreiben, die Einzelabrechnungen versenden, das Ergebnis verbuchen und die Vorauszahlungen anpassen. Stimmt später etwas nicht, stornieren Sie die Abrechnung mit einem Grund — casa.ai nimmt die Verbuchung zurück und legt eine neue Berechnung an. Vor jedem Schritt meldet casa.ai Sie noch einmal neu an, und die Person, die festgeschrieben hat, storniert nicht selbst.
5 Schritte
- Belege einer Abrechnung einsehenSo stellen Sie die Belege einer Betriebskostenabrechnung digital bereit: alle Belege des Laufs auf einen Blick — und je Mietverhältnis ein eigener Zugang, der ausschließlich die diesem Mieter umgelegten Positionen zeigt. Nach § 556 Abs. 4 BGB genügt die digitale Bereitstellung; ein Belegversand ist nicht geschuldet.
2 Schritte
- Einwand erfassenSo wird aus einem Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung ein nachvollziehbarer Vorgang: erfassen, Status führen, Wiedervorlage terminieren — mit der Widerspruchsfrist, die ab Zugang der Abrechnung läuft.
4 Schritte
Auswertung, Timeline & Metriken
- Offene Posten ansehenSo behalten Sie den Überblick über offene Forderungen und Guthaben: die OP-Liste mit Fälligkeit, Verzug und Teilzahlungs-Stand, die Saldenliste je Person und das Personenkonto — eine reine Übersicht, gebucht und gemahnt wird an anderer Stelle.
3 Schritte
- Ein Guthaben verrechnenWenn ein Mieter zu viel gezahlt hat, bleibt der Überschuss als eigener Posten stehen – hier ordnen Sie ihn nachträglich einer offenen Forderung desselben Schuldners zu.
4 Schritte
- Eine Zahlung manuell erfassenWenn ein Zahlungseingang nicht über den Kontoauszug ankommt, buchen Sie ihn hier direkt auf den offenen Posten – mit Wirkungsvorschau vor der Buchung.
4 Schritte
- Personenkonto einer Person lesenSo sehen Sie für eine Person, was sie schuldet, was sie gezahlt hat und was unterm Strich offen ist. Der Auszug zeigt je Vertrag den Saldovortrag, jede Bewegung mit ihrem laufenden Saldo und den Endsaldo — damit Sie die Zahl am Ende nicht glauben müssen, sondern nachvollziehen können. Rückstand und Guthaben bleiben dabei getrennt; gegeneinander gerechnet wird nur im ausdrücklich so benannten Saldo.
2 Schritte
- Timeline ansehenSo nutzen Sie die Timeline: die lückenlose Chronik aller Vorgänge. Sie filtern nach Akteur und öffnen zu jedem Vorgang die Details mit Herkunft und Nachweis.
2 Schritte
- Metriken ansehenSo lesen Sie das Metriken-Dashboard: Durchsatz, Automatisierung, Ausnahme-Quote und die durchschnittliche Freigabe-Zeit – umschaltbar nach Zeitraum.
2 Schritte
- Rückmeldung gebenSo melden Sie uns, dass eine Ansicht oder eine Antwort des Assistenten nicht geholfen hat – mit einem Klick, freiwillig mit Kommentar und freiwillig mit Screenshot.
3 Schritte
Konten
- Musterkontenrahmen übernehmenSo spielen Sie einen kompletten Kontensatz aus einer Vorlage in den Kontenplan eines Objekts ein: Objekt und Musterkontenrahmen wählen, die Vorschau prüfen, übernehmen — bestehende Konten bleiben unverändert, erneutes Übernehmen legt keine Dubletten an.
3 Schritte
- Kontenplan und Bankverbindungen ansehenSo sehen Sie Ihren Kontenplan und Ihre Bankverbindungen ein: nach Objekt gruppiert, mit Detailansicht je Konto und je Bankverbindung — der Einstieg, bevor Sie etwas anlegen oder ändern.
3 Schritte
- Konto anlegen und pflegenSo legen Sie ein einzelnes Sachkonto im Kontenplan an, ordnen ihm einen Umlageschlüssel zu, ändern seine Stammfelder und archivieren es – archiviert heisst ausgeblendet, nicht gelöscht.
7 Schritte
- Kostenart anlegen und ändernKostenarten sind die Positionen, nach denen casa.ai Betriebskosten umlegt. Der Katalog entsteht bei der Registrierung aus der Betriebskostenverordnung — hier ergänzen Sie eine vertraglich vereinbarte Position oder korrigieren Bezeichnung und Zuordnung.
3 Schritte
- Sollstellungs-Konten festlegenBevor der Sollstellungslauf eines Objekts Mieten stellen kann, muss feststehen, auf welche Konten er bucht: das Sammelkonto der Forderungen und das Ertragskonto der Kaltmiete. Beides stellen Sie im Kontenplan des Objekts ein.
3 Schritte
- Bankverbindung pflegenSo legen Sie die Bank-, Kassen- und Rücklagenkonten eines Objekts an, ändern sie und legen sie still: IBAN eingeben, Kontoart wählen, speichern — casa.ai prüft die IBAN beim Speichern, und beim Archivieren sagt es Ihnen vorher, was davon abhängt.
5 Schritte
- Bankkonto verbindenSo verbinden Sie ein Bankkonto über die gesicherte Bank-Anmeldung (PSD2): casa.ai speichert keine Zugangsdaten Ihrer Bank, die Anmeldung erfolgt direkt bei Ihrer Bank. Nach der Freigabe können Umsätze automatisch abgeglichen werden.
1 Schritt
- Konten sichten und Bankverbindung zuordnenNach der Bank-Anmeldung ordnen Sie dem Bankzugang die Bankverbindung zu, deren Umsätze künftig über ihn abgeglichen werden. Solange keine Zuordnung besteht, kommen an keiner Bankverbindung Umsätze aus diesem Zugang an.
1 Schritt
- Bankfreigabe erneuern, wenn der Abgleich stehenbleibtDie Freigabe, die Sie Ihrer Bank für den Umsatzabruf erteilt haben, gilt nicht unbegrenzt — sie läuft nach einiger Zeit ab. Danach kommen keine neuen Umsätze mehr an, ohne dass eine Fehlermeldung erscheint. Hier sehen Sie, woran Sie das erkennen, wo das Ablaufdatum steht und was zu tun ist.
1 Schritt
- Bankzugang trennenSo beenden Sie die Verbindung zu einem Bankkonto: casa.ai ruft danach keine Umsätze mehr über diesen Zugang ab. Bereits eingegangene Umsätze und alle Buchungen bleiben unverändert erhalten — getrennt wird die Leitung, nicht der Bestand.
2 Schritte
- Kontoauszug als Datei einlesenSie können Umsätze auch ohne Bankanbindung einspielen: als camt.053-, camt.052- oder MT940-Datei, wie Ihre Bank sie im Online-Banking zum Herunterladen anbietet. casa.ai liest die Datei, sagt Ihnen Posten für Posten, was daraus geworden ist, und bucht keinen Umsatz doppelt — auch dann nicht, wenn Sie dieselbe Datei versehentlich zweimal einspielen.
3 Schritte
- Bankabgleich prüfenSo sehen Sie, welche Bankumsätze noch offen sind und was mit ihnen zu tun ist: casa.ai bewertet jeden Umsatz, ordnet ihm den passenden offenen Posten zu und legt Sonderfälle wie Über-, Unterzahlung, Skontoabzug oder Rücklastschrift als eigene Karte vor. Gebucht wird erst nach Ihrer Freigabe in einem eigenen Schritt.
4 Schritte
- Umbuchung zwischen eigenen Konten verbuchenWenn Sie Geld von einem eigenen Konto auf ein anderes desselben Objekts umbuchen, gibt es keine Forderung, die dadurch getilgt würde — es hat niemand gezahlt, das Geld hat nur die Seite gewechselt. casa.ai erkennt diesen Fall an der Gegen-IBAN und bietet dafür einen eigenen Weg an: Sie wählen die beiden Sachkonten, und die Umbuchung wird direkt gebucht, ohne offenen Posten und ohne Ampel-Freigabe. Die zweite Umsatzseite hängt sich später an denselben Buchungssatz.
4 Schritte
- Rücklastschrift bearbeitenSo bearbeiten Sie eine zurückgegebene Lastschrift: casa.ai zeigt, welche Zahlung rückgängig gemacht wird und welche Forderungen dadurch wieder offen sind. Eine Bankgebühr buchen Sie nur, wenn sie als eigene Bewegung auf dem Konto steht — der Betrag wird nie geschätzt. Eine Zahlungssperre wird danach nur vorgeschlagen; ob sie gesetzt wird, entscheiden Sie separat.
4 Schritte
- Zahlungssperre anlegenSo sperren Sie den Lastschrifteinzug eines Vertrags, nachdem eine Zahlung zurückgelastet wurde: casa.ai schlägt die Sperre auf dem Bankabgleich vor, Sie nehmen den Vorschlag mit einem Klick an. Wer den Vorschlag nicht annimmt, hat ihn abgelehnt — das hat keine Folgen.
3 Schritte
Zahlungen & Mahnwesen
- Bankverbindung bestätigenNeu erfasste oder geänderte Kreditor-Bankverbindungen sind bewusst nicht sofort zahlwirksam: erst ein zweites Augenpaar mit Zahlungsfreigabe macht sie es. So sehen Sie, welche Verbindungen warten, welche davon gerade Zahlungen aufhalten, wie Sie eine bestätigen — und warum Sie Ihre eigene nicht bestätigen können.
3 Schritte
- Zahlungsauftrag zusammenstellen und freigebenSo sehen Sie, was zu zahlen ist, stellen daraus einen Zahlungsauftrag zusammen und lassen ihn von einer zweiten Person freigeben. casa.ai unterscheidet dabei zwei Dinge, die leicht verwechselt werden: fällige Rechnungen, die Sie heute schulden, und Rechnungen, die noch nicht fällig sind, deren Skontofrist aber gerade läuft. Die Überweisung selbst löst casa.ai noch nicht aus — der Weg zur Bank folgt in einem späteren Schritt.
4 Schritte
- Zahlungsauftrag bei der Bank einreichenZusammenstellen und Freigeben bleiben folgenlos — erst das Einreichen schickt den Auftrag an Ihre Bank. Hier sehen Sie, wo diese Grenze verläuft, was unmittelbar vor dem Auslösen auf dem Bildschirm steht (Betrag, Empfänger, belastetes Konto, Ausführungstag) und woran Sie danach erkennen, ob wirklich Geld unterwegs ist. Ein freigegebener Auftrag ist ausdrücklich noch kein eingereichter.
2 Schritte
- Dauerzahlung anlegenSo legen Sie eine wiederkehrende Zahlung ohne Rechnung an — Verwaltervergütung, Versicherungsrate, Wartungsvertrag. Einmal angelegt, läuft sie im Lauf mit, statt jeden Monat neu getippt zu werden.
4 Schritte
- Dauerzahlung ändern oder beendenSo ändern Sie eine laufende Dauerzahlung — und zwar entweder nur für eine einzelne Periode oder für die ganze Serie ab jetzt. Und so beenden Sie eine Serie, ohne dass dabei etwas gelöscht wird.
4 Schritte
- Dauerzahlungslauf startenSo erzeugen Sie aus Ihren Dauerzahlungen die fälligen Zahlungen eines Stichtags. Der Lauf ist der Moment, in dem aus einer Serie tatsächlich etwas entsteht — bis dahin ist sie nur eine Verabredung.
3 Schritte
- Mahnlauf freigebenSo geben Sie die Mahnschreiben eines Laufs in einem Zug frei, sehen sich die markierten Fälle einzeln an und versenden den Lauf anschliessend. casa.ai hebt ein Schreiben aus dem Stapel, wenn es die erste förmliche Mahnung ist, wenn der Betrag hoch ist, wenn der Schuldner bisher zuverlässig gezahlt hat oder wenn der Textentwurf aus dem Modell stammt. Der Versand ist der letzte Schritt und verlangt eine frische Anmeldung — erst mit ihm werden Mahnstufe, Gebühr und Verzugszins wirksam.
5 Schritte
- Mieteinzug freigebenSo geben Sie einen SEPA-Mieteinzug frei: Sie sehen, welche Mieten eingezogen werden sollen, welche Summe zusammenkommt und welche Posten casa.ai ausgeschlossen hat — samt Grund. Freigeben muss den Lauf immer eine zweite Person, und auslösen darf ihn danach eine dritte. Den Weg zur Bank stellt casa.ai heute noch nicht her; solange das so ist, wird jede Auslösung nachvollziehbar abgelehnt, und es wird bei niemandem etwas abgebucht.
3 Schritte
Ausnahmen
- Eine Ausnahme bearbeitenSo klären Sie einen Beleg, den der Router nicht automatisch zuordnen konnte: die Ausnahme-Inbox gruppiert die offenen Fälle nach Grund und zeigt je Fall die passende Klär-Aktion.
4 Schritte
- Einen Beleg einem Objekt zuordnenSo klären Sie einen Beleg aus der Gruppe „Nicht zuordenbar": Sie wählen Objekt oder Einheit selbst, und der Beleg läuft danach wieder durch die automatische Verarbeitung.
3 Schritte
- Eine fehlende Angabe nachtragenSo klären Sie Belege, bei denen eine Pflichtangabe unlesbar ist oder der Dokumententyp unklar bleibt: Sie tragen den Wert bzw. den Typ nach, danach läuft der Beleg wieder durch die automatische Verarbeitung.
4 Schritte
- Einen Beleg als Duplikat verwerfenSo schließen Sie einen doppelt eingegangenen Beleg ab – der einzige Klärweg der Ausnahme-Inbox, der den Beleg NICHT wieder in die Verarbeitung gibt.
2 Schritte
- Einen Beleg trotz Dubletten-Verdacht behaltenSo widersprechen Sie einem Dubletten-Verdacht: der Beleg wird nicht verworfen, sondern geht zurück in die Verarbeitung – der Gegenweg zum Verwerfen.
2 Schritte
- Einen Sonderfall manuell klärenSo schließen Sie einen Fall aus der Gruppe „Sonstige / Prüfen" ab, wenn Sie ihn außerhalb von casa.ai geklärt haben – und was Sie dabei über das Wiederkehren wissen sollten.
2 Schritte
- Eine nicht zustellbare E-Mail entscheidenSo sehen Sie E-Mails an Ihre Eingangsadresse, aus denen kein Beleg werden konnte – und wie Sie entscheiden, ob casa.ai es noch einmal versuchen soll oder ob die Sache erledigt ist.
2 Schritte
- Gelernte Absender zurücknehmen und anlegenWas casa.ai sich aus Ihren Klärungen gemerkt hat, steht sichtbar unter „Gelernte Absender" – dort nehmen Sie es jederzeit zurück, und aus einer offenen Ausnahme legen Sie einen neuen gelernten Absender an.
4 Schritte
Regeln
- Aus einer Korrektur eine Regel machenWenn Sie einen Zahlungseingang von Hand zuordnen, merkt sich casa.ai das NICHT von selbst. Sie können die Entscheidung ausdrücklich zur Regel machen: vorher sehen Sie genau, auf welches Textmuster im Verwendungszweck die Regel greift, welchem Vertrag sie zuordnet, für welches Objekt und welches Bankkonto sie gilt, welchen Vorrang sie hat und wie viele offene Umsätze sie treffen würde. Erst Ihre Zustimmung macht sie wirksam. Künftige Treffer sagen danach, welche Regel gewirkt hat, und Sie können sie jederzeit widerrufen — bereits gebuchte Vorgänge bleiben davon unberührt.
5 Schritte
- Regeln ansehen und widerrufenSo sehen Sie an einer Stelle alles, was Ihre Verwaltung gelernt hat — Kreditor, Kontierung, Bank und Objekt —, woher jede Regel stammt, wer sie wann bestätigt hat, und wie Sie eine davon wieder abschalten. Ein Widerruf wirkt nach vorn: die Regel lenkt danach keinen Vorgang mehr, bereits zugeordnete Vorgänge bleiben unverändert, und die Regel bleibt als Nachweis erhalten.
2 Schritte
Roadmap & Ideen
Einstellungen
- Einstellung setzenSo setzen Sie eine Einstellung für den ganzen Mandanten und lassen sie für ein einzelnes Objekt abweichen – casa.ai nimmt bei der Auflösung immer die genaueste Ebene.
4 Schritte
- Logo und Farbe festlegenSo hinterlegen Sie das Logo Ihrer Verwaltung und wählen eine dezente Akzentfarbe – beides erscheint in der Seitenleiste, ohne die Bedeutung der Warn- und Erfolgsfarben zu verändern.
6 Schritte
- Eingangsadresse wählenSo wählen Sie eine eigene Adresse, an die Sie Belege senden oder weiterleiten — und wie Sie eine Adresse zurückziehen, die Sie nicht mehr möchten. Ihre bisherige Adresse bleibt gültig, bis Sie sie ausdrücklich entfernen.
5 Schritte
- Versandkanal einrichtenSo richten Sie ein, unter welcher Adresse casa.nova Mahnschreiben und Antworten an Ihre Mietparteien verschickt — und wie Sie mit einem Testversand belegen, dass wirklich etwas ankommt. Eingerichtet heisst noch nicht erprobt: solange kein Versandweg steht oder der Testversand keine Quittung zeigt, wird jeder Versandversuch nachvollziehbar abgelehnt, und es verlässt kein Schreiben das Haus.
7 Schritte
- Fällige Löschung anstoßenSo sehen Sie, welche personenbezogenen Daten ihre Aufbewahrungsfrist erreicht haben, und lösen die fällige Löschung aus. Besteht daneben eine Aufbewahrungspflicht, sperrt casa.ai die Löschung und nennt den Grund.
4 Schritte
- Einliefer-Adresse freigebenNur Post von freigegebenen Adressen wird verarbeitet. So tragen Sie eine Adresse ein, warum sie erst nach der Bestätigungsmail einliefert und wie Sie sie wieder zurücknehmen.
3 Schritte
- Support-Zugang freischaltenDamit der Support in Ihre Verwaltung schauen kann, schalten Sie ihn befristet frei — mit Grund, nur lesend und jederzeit widerrufbar. So geht es, und das steht rechtlich dahinter.
4 Schritte
- Abo abschließen: Starter und Ihr BestandSo schließen Sie ein Abo ab, wenn Ihr Bestand nicht zu Starter passt: casa.ai nennt die Objekte, die Starter nicht trägt, und Sie wechseln auf ein passendes Paket.
4 Schritte
- Nutzung beenden: Kündigung, Export und LöschungSo beenden Sie Ihre Nutzung von casa.ai: Sie stoßen die Kündigung mit einer Frist an, ziehen Ihren vollständigen Datenexport, geben die Löschung frei – und können es sich bis zum Vollzug jederzeit anders überlegen.
5 Schritte
- Löschnachweis ziehenSo belegen Sie eine vollzogene Löschung: Über „Löschnachweise" in den Einstellungen ziehen Sie zu jedem Löschvorgang ein PDF mit dem, was gelöscht wurde, wann, durch wen und unter welcher Kommando-ID.
2 Schritte