Betriebskostenabrechnung erstellen

So erstellen Sie die Betriebskostenabrechnung eines Objekts im geführten Ablauf: Zeitraum wählen, Kosten je Umlageart prüfen, Prüfbericht kontrollieren, je Mieter ein prüffähiges PDF erzeugen und Zustellnachweise dokumentieren.

  1. Schritt 1

    Wählen Sie den Abrechnungszeitraum (nur abgelaufene Zeiträume sind abrechenbar). Beim Start bindet der Lauf alle Stammdaten reproduzierbar und prüft die Startbarkeit — blockierende Befunde stoppen sichtbar.

    Wählen Sie den Abrechnungszeitraum (nur abgelaufene Zeiträume sind abrechenbar). Beim Start bindet der Lauf alle Stammdaten reproduzierbar und prüft die Startbarkeit — blockierende Befunde stoppen sichtbar.
  2. Schritt 2

    Die gebuchten Kosten des Zeitraums, gruppiert nach Umlageschlüssel — je Position mit Belegdatum, Belegnummer und Kreditor, dazu Summe je Umlageart und Gesamtsumme. An diesen drei Angaben erkennen Sie, ob dieselbe Kostenart aus zwei echten Rechnungen stammt oder aus einem doppelten Import; fehlt eine Angabe im Bestand, steht dort „nicht erfasst". Fällt ein Konto unter die Heizkostenverordnung und wird trotzdem ohne erfassten Verbrauch verteilt, erscheint hier eine Warnung. Was ganz fehlt, wurde nicht auf ein Konto mit Kostenart gebucht.

    Die gebuchten Kosten des Zeitraums, gruppiert nach Umlageschlüssel — je Position mit Belegdatum, Belegnummer und Kreditor, dazu Summe je Umlageart und Gesamtsumme. An diesen drei Angaben erkennen Sie, ob dieselbe Kostenart aus zwei echten Rechnungen stammt oder aus einem doppelten Import; fehlt eine Angabe im Bestand, steht dort „nicht erfasst". Fällt ein Konto unter die Heizkostenverordnung und wird trotzdem ohne erfassten Verbrauch verteilt, erscheint hier eine Warnung. Was ganz fehlt, wurde nicht auf ein Konto mit Kostenart gebucht.
  3. Schritt 3

    Der Prüfbericht rechnet unabhängig nach (Summenprobe, Saldo je Vertrag, Vollverteilung, Summen-Gleichung) und listet Funde. Achten Sie auf die zwei Aussagen: Oben meldet die Umlage einen offenen Befund zum Objekt — hier fehlt den Einheiten der Pflichtwert Fläche. Darunter stehen die harten Proben auf grün. Das ist kein Widerspruch, sondern eine Arbeitsteilung: Die harten Proben prüfen ausschließlich Geld-Identitäten (Summen und Salden); eine fehlende oder mehrdeutige Fläche sehen sie nicht. Klären Sie den roten Befund, bevor Sie den Lauf freigeben — erfüllte Proben allein erledigen ihn nicht.

    Der Prüfbericht rechnet unabhängig nach (Summenprobe, Saldo je Vertrag, Vollverteilung, Summen-Gleichung) und listet Funde. Achten Sie auf die zwei Aussagen: Oben meldet die Umlage einen offenen Befund zum Objekt — hier fehlt den Einheiten der Pflichtwert Fläche. Darunter stehen die harten Proben auf grün. Das ist kein Widerspruch, sondern eine Arbeitsteilung: Die harten Proben prüfen ausschließlich Geld-Identitäten (Summen und Salden); eine fehlende oder mehrdeutige Fläche sehen sie nicht. Klären Sie den roten Befund, bevor Sie den Lauf freigeben — erfüllte Proben allein erledigen ihn nicht.
  4. Schritt 4

    Je Mieter das vollständige Dokument: Anschreiben, Positionen mit Gesamtkosten, Schlüssel und Anteil, die Gegenrechnung der Soll-Vorauszahlungen, das Ergebnis (Nachzahlung/Guthaben) und der § 35a-Abschnitt.

    Je Mieter das vollständige Dokument: Anschreiben, Positionen mit Gesamtkosten, Schlüssel und Anteil, die Gegenrechnung der Soll-Vorauszahlungen, das Ergebnis (Nachzahlung/Guthaben) und der § 35a-Abschnitt.
  5. Schritt 5

    Fertig: Je Mieter ein prüffähiges PDF, cent-identisch zur Berechnung — einzeln oder als Batch für alle Mieter. Versand und Festschreibung folgen als eigene Schritte.

    Fertig: Je Mieter ein prüffähiges PDF, cent-identisch zur Berechnung — einzeln oder als Batch für alle Mieter. Versand und Festschreibung folgen als eigene Schritte.
  6. Schritt 6

    Die Zugangsfrist wird laufbezogen als Stichtag und Resttage gezeigt. Fehlende Nachweise bleiben sichtbar. Solange nur Entwurf und Vorschau bestehen, steht bei den Mieter-Dokumenten „Noch nicht gedruckt" — ein Druckdatum entsteht erst nach der Freigabe, wenn Sie tatsächlich drucken. Es belegt dann nur die Druckvorbereitung und behauptet weder Versand noch tatsächlichen Zugang.

    Die Zugangsfrist wird laufbezogen als Stichtag und Resttage gezeigt. Fehlende Nachweise bleiben sichtbar. Solange nur Entwurf und Vorschau bestehen, steht bei den Mieter-Dokumenten „Noch nicht gedruckt" — ein Druckdatum entsteht erst nach der Freigabe, wenn Sie tatsächlich drucken. Es belegt dann nur die Druckvorbereitung und behauptet weder Versand noch tatsächlichen Zugang.