Anliegen verfolgen

So behalten Sie die Sachen Ihrer Mieter im Blick: die Arbeitsliste mit Art, Bezug, Alter und Reaktionsfrist, die Sicht auf die überfälligen Fälle und der Blick in einen einzelnen Vorgang samt seiner Nachrichtenkette. Bei Fristablauf passiert nichts von selbst — es wird nichts weitergegeben und nichts verschickt.

  1. Schritt 1

    Die Anliegen-Liste zeigt die Sachen Ihrer Mieter über alle Objekte hinweg — bewusst ohne Objektfilter, damit kein laufender Fall verschwindet, nur weil gerade ein anderes Objekt gewählt ist. Zwei Zahlen je Zeile beantworten zwei verschiedene Fragen: das ALTER sagt, wie lange die Sache schon läuft (ab Eröffnung), die REAKTIONSFRIST sagt, wie lange jemand auf eine Antwort wartet (ab dem letzten Kontakt). Ein drei Wochen altes Anliegen, in dem gestern geschrieben wurde, ist alt und trotzdem nicht überfällig. Über der Liste steht, welche Reaktionsfrist gerade gilt und woher sie kommt: die Vorbelegung von fünf Tagen oder ein für Ihren Mandanten eingestellter Wert (Einstellungen → Anliegen). Bei jeder einzelnen Zeile steht dasselbe noch einmal: entweder „aus der Reaktionsfrist" — dann folgt der Termin aus der Einstellung — oder „Termin am Anliegen vereinbart", dann geht dieser Termin der Einstellung vor. Wichtig: die Frist wirkt AUSSCHLIESSLICH auf die Anzeige. Läuft sie ab, wird nichts an eine Vertretung weitergegeben, keine Nachricht verschickt und kein Status geändert.

    Die Anliegen-Liste zeigt die Sachen Ihrer Mieter über alle Objekte hinweg — bewusst ohne Objektfilter, damit kein laufender Fall verschwindet, nur weil gerade ein anderes Objekt gewählt ist. Zwei Zahlen je Zeile beantworten zwei verschiedene Fragen: das ALTER sagt, wie lange die Sache schon läuft (ab Eröffnung), die REAKTIONSFRIST sagt, wie lange jemand auf eine Antwort wartet (ab dem letzten Kontakt). Ein drei Wochen altes Anliegen, in dem gestern geschrieben wurde, ist alt und trotzdem nicht überfällig. Über der Liste steht, welche Reaktionsfrist gerade gilt und woher sie kommt: die Vorbelegung von fünf Tagen oder ein für Ihren Mandanten eingestellter Wert (Einstellungen → Anliegen). Bei jeder einzelnen Zeile steht dasselbe noch einmal: entweder „aus der Reaktionsfrist" — dann folgt der Termin aus der Einstellung — oder „Termin am Anliegen vereinbart", dann geht dieser Termin der Einstellung vor. Wichtig: die Frist wirkt AUSSCHLIESSLICH auf die Anzeige. Läuft sie ab, wird nichts an eine Vertretung weitergegeben, keine Nachricht verschickt und kein Status geändert.
  2. Schritt 2

    Die Sicht „Nur überfällige" blendet alles aus, was noch in der Frist liegt — das ist die Liste für den Vormittag. „Alle (auch abgeschlossene)" holt umgekehrt erledigte und in einen anderen Vorgang überführte Anliegen zurück; die Standardsicht zeigt sie nicht, verloren sind sie aber nie. Ein abgeschlossener Vorgang trägt bewusst KEINE Frist mehr: er wartet auf nichts.

    Die Sicht „Nur überfällige" blendet alles aus, was noch in der Frist liegt — das ist die Liste für den Vormittag. „Alle (auch abgeschlossene)" holt umgekehrt erledigte und in einen anderen Vorgang überführte Anliegen zurück; die Standardsicht zeigt sie nicht, verloren sind sie aber nie. Ein abgeschlossener Vorgang trägt bewusst KEINE Frist mehr: er wartet auf nichts.
  3. Schritt 3

    Ein Klick auf den Betreff öffnet den Vorgang neben der Liste — die Liste bleibt stehen, weil man sie abarbeitet. Im Vorgang sehen Sie die Nachrichtenkette in ihrer zeitlichen Ordnung und den TEXT der eingegangenen Mails, also die Sache selbst und nicht nur ihren Betreff. Zeilen ohne Objekt- oder Personenbezug sind kein Fehler: wenn eine Absenderadresse nicht zu einer hinterlegten Person passt, entsteht das Anliegen trotzdem und bleibt sichtbar — sonst wäre die Mail versandet. Darunter erledigen Sie den Vorgang: „Stand und Termin" setzt den neuen Stand und, wenn Sie mögen, den Tag, an dem eine Reaktion fällig ist (leer heißt „kein Termin"). Angeboten werden nur Schritte, die von hier aus möglich sind — ein erledigter Vorgang bleibt erledigt, eine erneute Sache ist ein neues Anliegen. „In ein anderes Anliegen überführen" legt Dubletten zusammen: die Nachrichten hängen danach am Ziel, der überführte Vorgang bleibt als Verweis lesbar, und die Begründung ist Pflicht — sie ist später der einzige Nachweis, warum die beiden zusammengehörten.

    Ein Klick auf den Betreff öffnet den Vorgang neben der Liste — die Liste bleibt stehen, weil man sie abarbeitet. Im Vorgang sehen Sie die Nachrichtenkette in ihrer zeitlichen Ordnung und den TEXT der eingegangenen Mails, also die Sache selbst und nicht nur ihren Betreff. Zeilen ohne Objekt- oder Personenbezug sind kein Fehler: wenn eine Absenderadresse nicht zu einer hinterlegten Person passt, entsteht das Anliegen trotzdem und bleibt sichtbar — sonst wäre die Mail versandet. Darunter erledigen Sie den Vorgang: „Stand und Termin" setzt den neuen Stand und, wenn Sie mögen, den Tag, an dem eine Reaktion fällig ist (leer heißt „kein Termin"). Angeboten werden nur Schritte, die von hier aus möglich sind — ein erledigter Vorgang bleibt erledigt, eine erneute Sache ist ein neues Anliegen. „In ein anderes Anliegen überführen" legt Dubletten zusammen: die Nachrichten hängen danach am Ziel, der überführte Vorgang bleibt als Verweis lesbar, und die Begründung ist Pflicht — sie ist später der einzige Nachweis, warum die beiden zusammengehörten.