Einwand erfassen

So wird aus einem Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung ein nachvollziehbarer Vorgang: erfassen, Status führen, Wiedervorlage terminieren — mit der Widerspruchsfrist, die ab Zugang der Abrechnung läuft.

  1. Schritt 1

    Der Einwand-Screen ist eine Arbeitsliste, keine Objektsicht: Sie sehen hier alle Widersprüche Ihres Mandanten, unabhängig davon, welches Objekt gerade gewählt ist. Ein Vorgang, dessen Frist läuft, soll nie deshalb unsichtbar sein, weil Sie gerade woanders arbeiten. Oben stehen die zwei Zahlen, die den Tag bestimmen: wie viele Vorgänge offen sind und wie viele Wiedervorlagen heute fällig werden. Unten steht die Liste der Vorgänge: jeder erfasste Widerspruch mit Zugang, Widerspruchsfrist, Status (offen, in Prüfung, erledigt) und Wiedervorlage-Termin. Wichtig zu wissen: Die Fristanzeige zeigt — sie handelt nicht. casa.ai ändert wegen einer ablaufenden oder abgelaufenen Frist von sich aus nichts, verschickt nichts und weist keinen Einwand ab. Ob ein verspäteter Einwand noch zu berücksichtigen ist, bleibt Ihre Entscheidung; die Anzeige sorgt nur dafür, dass Ihnen die Frist nicht unbemerkt wegläuft. Ein erledigter Vorgang wird nicht wieder geöffnet — ein neuer Sachverhalt ist ein neuer Einwand.

    Der Einwand-Screen ist eine Arbeitsliste, keine Objektsicht: Sie sehen hier alle Widersprüche Ihres Mandanten, unabhängig davon, welches Objekt gerade gewählt ist. Ein Vorgang, dessen Frist läuft, soll nie deshalb unsichtbar sein, weil Sie gerade woanders arbeiten. Oben stehen die zwei Zahlen, die den Tag bestimmen: wie viele Vorgänge offen sind und wie viele Wiedervorlagen heute fällig werden. Unten steht die Liste der Vorgänge: jeder erfasste Widerspruch mit Zugang, Widerspruchsfrist, Status (offen, in Prüfung, erledigt) und Wiedervorlage-Termin. Wichtig zu wissen: Die Fristanzeige zeigt — sie handelt nicht. casa.ai ändert wegen einer ablaufenden oder abgelaufenen Frist von sich aus nichts, verschickt nichts und weist keinen Einwand ab. Ob ein verspäteter Einwand noch zu berücksichtigen ist, bleibt Ihre Entscheidung; die Anzeige sorgt nur dafür, dass Ihnen die Frist nicht unbemerkt wegläuft. Ein erledigter Vorgang wird nicht wieder geöffnet — ein neuer Sachverhalt ist ein neuer Einwand.
  2. Schritt 2

    Ein Widerspruch bezieht sich immer auf eine festgeschriebene Abrechnung und auf den Vertrag, für den sie erstellt wurde — beide wählen Sie oben aus. Die Liste der Abrechnungen zeigt nur die festgeschriebenen (gegen einen laufenden Entwurf gibt es keinen Widerspruch), und die Vertragsliste zeigt nur die Verträge genau dieser Abrechnung. Darunter erfassen Sie den Eingangstag, den Weg (Brief, E-Mail, Telefon, persönlich, Portal) und worum es geht, optional gleich eine Wiedervorlage. Was Sie NICHT eintippen, ist die Frist: Die Widerspruchsfrist läuft ab dem ZUGANG der Abrechnung beim Mieter, nicht ab dem Versand. casa.ai nimmt deshalb den Zugangszeitpunkt aus dem Zustellnachweis der Abrechnung. Gibt es nur ein Druckdatum, ist der Zugang nicht belegt — dann steht die Frist sichtbar als „unbestimmt" da, statt stillschweigend ab dem Versandtag zu rechnen und einen ganzen Monat danebenzuliegen.

    Ein Widerspruch bezieht sich immer auf eine festgeschriebene Abrechnung und auf den Vertrag, für den sie erstellt wurde — beide wählen Sie oben aus. Die Liste der Abrechnungen zeigt nur die festgeschriebenen (gegen einen laufenden Entwurf gibt es keinen Widerspruch), und die Vertragsliste zeigt nur die Verträge genau dieser Abrechnung. Darunter erfassen Sie den Eingangstag, den Weg (Brief, E-Mail, Telefon, persönlich, Portal) und worum es geht, optional gleich eine Wiedervorlage. Was Sie NICHT eintippen, ist die Frist: Die Widerspruchsfrist läuft ab dem ZUGANG der Abrechnung beim Mieter, nicht ab dem Versand. casa.ai nimmt deshalb den Zugangszeitpunkt aus dem Zustellnachweis der Abrechnung. Gibt es nur ein Druckdatum, ist der Zugang nicht belegt — dann steht die Frist sichtbar als „unbestimmt" da, statt stillschweigend ab dem Versandtag zu rechnen und einen ganzen Monat danebenzuliegen.
  3. Schritt 3

    Mit „Einwand erfassen" wird aus dem Widerspruch ein Vorgang: Er steht ab jetzt in der Liste, mit Vertrag, Eingang, Gegenstand, Zugang, Frist und Status „offen". Die Maske ist wieder leer und bereit für den nächsten Fall. Beachten Sie die Spalte „Widerspruchsfrist": Sie sagt hier ausdrücklich „Unbestimmt" und nennt den Grund. Zu dieser Abrechnung liegt nur ein Druckdatum vor, und ein Druckdatum belegt keinen Zugang — casa.ai rechnet dann lieber gar keine Frist, als eine falsche anzuzeigen. Sobald ein Zustellnachweis vorliegt, der den Zugang belegt, steht die Frist an derselben Stelle mit Datum.

    Mit „Einwand erfassen" wird aus dem Widerspruch ein Vorgang: Er steht ab jetzt in der Liste, mit Vertrag, Eingang, Gegenstand, Zugang, Frist und Status „offen". Die Maske ist wieder leer und bereit für den nächsten Fall. Beachten Sie die Spalte „Widerspruchsfrist": Sie sagt hier ausdrücklich „Unbestimmt" und nennt den Grund. Zu dieser Abrechnung liegt nur ein Druckdatum vor, und ein Druckdatum belegt keinen Zugang — casa.ai rechnet dann lieber gar keine Frist, als eine falsche anzuzeigen. Sobald ein Zustellnachweis vorliegt, der den Zugang belegt, steht die Frist an derselben Stelle mit Datum.
  4. Schritt 4

    Ein Vorgang wird geführt, nicht abgelegt. „In Prüfung nehmen" hält fest, dass Sie den Fall bearbeiten; „Erledigen" schließt ihn ab. Der Weg führt nur in eine Richtung: Ein erledigter Vorgang wird nicht wieder geöffnet — ein neuer Sachverhalt ist ein neuer Einwand. Rechts setzen Sie die Wiedervorlage; sie greift sofort, ohne eigenen Speichern-Knopf, und der Termin zählt oben in der Kennzahl „Wiedervorlage(n) heute fällig" mit. So bleibt der Fall sichtbar, auch wenn die Prüfung Wochen dauert — und die Frist läuft weiterhin unabhängig davon, was Sie hier eintragen.

    Ein Vorgang wird geführt, nicht abgelegt. „In Prüfung nehmen" hält fest, dass Sie den Fall bearbeiten; „Erledigen" schließt ihn ab. Der Weg führt nur in eine Richtung: Ein erledigter Vorgang wird nicht wieder geöffnet — ein neuer Sachverhalt ist ein neuer Einwand. Rechts setzen Sie die Wiedervorlage; sie greift sofort, ohne eigenen Speichern-Knopf, und der Termin zählt oben in der Kennzahl „Wiedervorlage(n) heute fällig" mit. So bleibt der Fall sichtbar, auch wenn die Prüfung Wochen dauert — und die Frist läuft weiterhin unabhängig davon, was Sie hier eintragen.