Nutzung beenden: Kündigung, Export und Löschung

So beenden Sie Ihre Nutzung von casa.ai: Sie stoßen die Kündigung mit einer Frist an, ziehen Ihren vollständigen Datenexport, geben die Löschung frei – und können es sich bis zum Vollzug jederzeit anders überlegen.

  1. Schritt 1

    Der Weg beginnt in den Einstellungen: Im Register „Organisation" finden Sie unter „Weitere Einstellungen" den Eintrag „Kündigung". Dahinter liegt alles, was zum Ende Ihrer Nutzung gehört – in der Reihenfolge, in der es passiert.

    Der Weg beginnt in den Einstellungen: Im Register „Organisation" finden Sie unter „Weitere Einstellungen" den Eintrag „Kündigung". Dahinter liegt alles, was zum Ende Ihrer Nutzung gehört – in der Reihenfolge, in der es passiert.
  2. Schritt 2

    Vier Schritte: kündigen, Export ziehen, Löschung freigeben, Vollzug. Wichtig vorweg – Sie sind Verantwortliche, wir Auftragsverarbeiter: Ihre eigenen Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO) erfüllen Sie selbst. Ziehen Sie den Export deshalb, bevor Sie freigeben.

    Vier Schritte: kündigen, Export ziehen, Löschung freigeben, Vollzug. Wichtig vorweg – Sie sind Verantwortliche, wir Auftragsverarbeiter: Ihre eigenen Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO) erfüllen Sie selbst. Ziehen Sie den Export deshalb, bevor Sie freigeben.
  3. Schritt 3

    Sie wählen, was mit Ihrem Bestand geschehen soll – Löschung, Anonymisierung, Sperrung oder Aufbewahrung sind vier verschiedene Dinge, und die Seite sagt zu jedem, was es bedeutet. Dazu die Frist in Tagen und ein Anlass fürs Protokoll.

    Sie wählen, was mit Ihrem Bestand geschehen soll – Löschung, Anonymisierung, Sperrung oder Aufbewahrung sind vier verschiedene Dinge, und die Seite sagt zu jedem, was es bedeutet. Dazu die Frist in Tagen und ein Anlass fürs Protokoll.
  4. Schritt 4

    Die Frist läuft, und bis sie abgelaufen ist, arbeitet alles unverändert weiter. Hier steht auch, was nach dem Vollzug passiert: Die Datenbank fällt sofort; die jüngsten Beleg-Originale liegen technisch noch bis zum genannten Datum in unserem unveränderbaren Beleg-Speicher und werden danach automatisch entfernt. Darunter stehen die beiden Schritte, die jetzt an der Reihe wären: „Export erzeugen und herunterladen" gibt Ihnen den vollständigen Bestand als Archivdatei – alle Tabellen und alle Beleg-Originale, nachgemessen –, und erst danach lässt sich die Löschung freigeben. Der Freigabe-Knopf bleibt gesperrt, solange kein Export vorliegt, und er verlangt zusätzlich ein ausdrückliches Häkchen. Die Freigabe ist dabei NICHT der Vollzug: der läuft nach Ablauf der Frist von selbst, einen Knopf dafür gibt es bewusst nicht.

    Die Frist läuft, und bis sie abgelaufen ist, arbeitet alles unverändert weiter. Hier steht auch, was nach dem Vollzug passiert: Die Datenbank fällt sofort; die jüngsten Beleg-Originale liegen technisch noch bis zum genannten Datum in unserem unveränderbaren Beleg-Speicher und werden danach automatisch entfernt. Darunter stehen die beiden Schritte, die jetzt an der Reihe wären: „Export erzeugen und herunterladen" gibt Ihnen den vollständigen Bestand als Archivdatei – alle Tabellen und alle Beleg-Originale, nachgemessen –, und erst danach lässt sich die Löschung freigeben. Der Freigabe-Knopf bleibt gesperrt, solange kein Export vorliegt, und er verlangt zusätzlich ein ausdrückliches Häkchen. Die Freigabe ist dabei NICHT der Vollzug: der läuft nach Ablauf der Frist von selbst, einen Knopf dafür gibt es bewusst nicht.
  5. Schritt 5

    Es sich anders zu überlegen ist keine Ausnahme, sondern vorgesehen: „Kündigung zurücknehmen" beendet den Vorgang, Ihre Verwaltung bleibt aktiv. Das geht bis zum Vollzug – auch dann noch, wenn Sie die Löschung bereits freigegeben haben. Zurückgenommen wird die Kündigung, nicht die Freigabe: die bleibt als Nachweis stehen und wäre bei einer neuen Kündigung erneut zu erteilen.

    Es sich anders zu überlegen ist keine Ausnahme, sondern vorgesehen: „Kündigung zurücknehmen" beendet den Vorgang, Ihre Verwaltung bleibt aktiv. Das geht bis zum Vollzug – auch dann noch, wenn Sie die Löschung bereits freigegeben haben. Zurückgenommen wird die Kündigung, nicht die Freigabe: die bleibt als Nachweis stehen und wäre bei einer neuen Kündigung erneut zu erteilen.